Cómo hacer facturas proformas y cuándo utilizarlas

En el siguiente artículo podrás leer sobre:

  • Qué debe contener una factura proforma

  • Usos de la factura proforma

  • En qué se diferencia de una factura ordinaria y de un presupuesto

  • Herramientas para crear una factura proforma


Lo primero que deberías saber es que la factura proforma y la factura ordinaria, no son muy diferentes en aspecto pero sí a nivel fiscal. Sigue leyendo y descubre más.

Qué es una factura proforma y qué contiene

Se entiende como factura proforma una factura borrador, la cual se envía al comprador con los detalles de la factura final. Por tanto, no es una factura ordinaria, ni tiene validez fiscal.

Sirve para indicar un compromiso de venta de bienes o servicios a un comprador con un precio determinado. Tiene un carácter principalmente informativo.

Si vas a realizar una proforma, tienes que tener en cuenta que ésta no se registra como parte de las cuentas por cobrar. Es por ello que no forman parte de la contabilidad de su negocio.

Tampoco las puedes declarar fiscalmente, pues las facturas proforma no tienen validez de cara a la Agencia Tributaria.

Los elementos que debes incluir son muy parecidos a los de la factura ordinaria:

  • Título: Factura proforma

  • Fecha de factura

  • Datos del emisor: Nombre, razón social y NIF o CIF

  • Datos del cliente: Nombre, razón social y NIF o CIF

  • Descripción de los productos o servicios: Nombre y precio por unidad

  • Subtotal o base imponible

  • Importe de IVA

  • Retención si se incluye

  • Total: Suma del subtotal, el IVA y las retenciones incluidas.

Como puedes comprobar, los elementos son los mismos que deberás incluir en la factura ordinaria salvo por distintas salvedades que podrás leer más abajo.

Cuándo usar la factura proforma

Si has leído detenidamente, habrás entendido que la proforma, al no tener valor fiscal, no puede ser usada para registrar una venta. ¿Entonces para qué puede usarse?

Aunque no se utilice para contabilizar dicha operación, sí que es común verla como parte del proceso de venta. Como decíamos, sirve para informar de los detalles de la operación al cliente.

Asimismo, uno de los usos más comunes, es en el comercio internacional. A menudo, sirven para declarar en las aduanas el valor de las mercancías.

Se justifica con ellas una operación que todavía no se ha realizado ya que el cliente no ha recibido el producto ni el vendedor lo ha cobrado.

Además, las facturas proformas suelen emplearse a la hora de solicitar préstamos bancarios. Con ellas, se justifica la petición del mismo.

También es común verlas para la capitalización de la prestación por desempleo. Cuando se solicita, se requiere una prueba de la inversión que el futuro empresario va a realizar.

Diferenciando factura proforma, factura ordinaria y presupuesto

Antes hemos hablado de los elementos que debe incluir una factura proforma y, como habrá podido ver, coinciden casi completamente con los de la factura ordinaria. Sin embargo, hay tres aspectos fundamentales.

El primero es el título. Debe titularse factura proforma mientras que en la otra debe ser factura.

Es importante recordar que la proforma no tiene número, mientras que la factura ordinaria debe contar con una numeración correlativa. Se debe a que la proforma no se contabiliza mientras que la factura ordinaria sí.

Por otro lado, en cuanto al presupuesto, la diferencia con la factura proforma radica en la intención. Ambos tienen carácter informativo, pero la finalidad difiere.

El presupuesto sirve para realizar una propuesta de precio sobre una operación de venta en la que el cliente puede estar interesado. Sin embargo, las posibilidades de que se complete son menores que en la proforma.

Cuando se emite una proforma es porque la relación entre cliente y vendedor está más desarrollada: ha habido conversaciones previas y un acuerdo comercial.

En ciertos sectores, como en la construcción o en la reparación el presupuesto supone una estimación del precio final. Sin embargo, cuando se trata de una proforma lo habitual es que el precio no variará.

Un programa de facturación como Debitoor para hacer facturas proforma

Si ya usas SumUp para realizar el cobro de tus facturas, podrás entender la importancia de un programa de facturación. Sin embargo, es posible que antes de emitir la factura final necesites crear una proforma.

El programa de facturación Debitoor, te permitirá emitir proformas en unos segundos y enviárselas a tus clientes. Cuando el momento de realizar la transacción llegue, puedes convertirla en factura ordinaria en un solo clic.

Finalmente, una vez hayas emitido la factura, puedes cobrar su importe con SumUp gracias a la integración con Debitoor. Podrás crear y enviar facturas y con Debitoor y seguir cobrándolas con SumUp.


Resumen

Si estás en proceso de completar una transacción y puede que tu cliente necesite declarar el valor de la mercancía en las aduanas, puedes crear una factura proforma. Recuerda que después deberás crear una factura ordinaria.

Además, es importante que sepas que la factura proforma no puede ser contabilizada y tampoco puedes usarla para cobrar por la operación de venta. La proforma no tiene valor fiscal.

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