Cómo hacer una factura proforma

Si te has encontrado alguna vez en la necesidad de crear una factura borrador, es posible que te hayas preguntado cómo hacerla. ¿Debe tener los mismos campos que una factura normal? En el caso de que tengas que enviar una factura proforma a un posible cliente y todavía tienes dudas, sigue leyendo.

En este artículo vamos a repasar los requisitos que ha de cumplir una factura proforma: los elementos a incluir, la numeración y la necesidad de utilizar facturas proforma.

¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma se puede entender como un borrador de factura que se emplea generalmente para distintos fines comerciales.

Entre tales fines, podemos destacar:

  • Una oferta comercial a un cliente donde se detallan los términos y condiciones de la operación.

  • Para acreditar una operación que todavía no se ha llevado a término (por ejemplo, la venta de una mercancía que todavía no se ha entregado).

  • Para justificar el envío de muestras a un potencial comprador.

La factura proforma también se emplea con frecuencia en el comercio internacional para acordar una operación comercial entre vendedor y comprador o para declarar el valor de las mercancías en la aduana.

Qué elementos incluir en una factura proforma

Antes de empezar, es importante diferenciar la factura proforma de la factura ordinaria. En ambas se describe una operación de compraventa, pero la proforma no tiene valor fiscal: es un borrador.

Por ello mismo, el primer elemento - y requisito indispensable - de una factura proforma es su título. Aunque pueda parecer obvio, deberás incluir el título “factura proforma”.

A continuación deberás incluir el resto de datos. Estos son los mismos que incluirías en una factura ordinaria:

  • Datos del receptor. Aquí añadirás la información de tu cliente. Al igual que haces con el emisor debes introducir el nombre y apellidos o nombre de la empresa de tu cliente, su NIF o CIF y domicilio fiscal.

  • Fecha de factura. Cuándo emites tu proforma. Es importante ubicarla en el tiempo.

  • Datos del emisor. Como vendedor debes incluir tus datos, es decir, nombre y apellidos o nombre fiscal de la empresa, NIF o CIF y domicilio fiscal.

Nota: Cuando hablamos de domicilio fiscal hablamos de a qué dirección va a hacer referencia la factura. No se trata del domicilio de residencia, sino de dónde se ejerce la actividad empresarial en el caso de que factures a una empresa o autónomo. Si es a un particular será siempre el domicilio que el particular decida.

  • Descripción de los productos o servicios facturados en detalle. Al menos el nombre y el precio por unidad. También puedes incluir más datos relativos si lo deseas.

  • Subtotal o base imponible. La suma del importe de los productos o servicios sin IVA ni retenciones.

  • Importe de IVA y retenciones a aplicar.

  • Total de la factura. El importe final a pagar con el IVA y las retenciones incluidos.

¿Qué pasa con el número de la factura en una proforma?

Como bien leías la información a incluir en tu factura proforma es prácticamente la misma que en una factura ordinaria. Sin embargo, no llevan número de factura.

Puede que te preguntes por qué. Simple y llanamente porque las proforma no tienen valor fiscal y, por tanto, no se contabilizan.

Si las proforma no forman parte de tu contabilidad, no necesitan un número de factura.

Cómo pasar de hacer factura proforma a factura ordinaria

De este modo, como se decía anteriormente, se trata de un borrador de factura sin valor fiscal. Entonces, en este punto querrás saber qué valor o usos tiene una proforma.

Te sirve para, entre otras cosas, declarar el valor de una mercancía en aduanas o para hacer una propuesta de negocio, especialmente en el comercio internacional.

Sin embargo, el objetivo final es transformarla en factura ordinaria. Una vez se haya cerrado la transacción y debas emitir una factura al uso deberás asegurarte de lo siguiente:

  • El título debe ser factura y no factura proforma.

  • Deberás incluir un número correlativo a tus otras facturas.

  • La fecha debe estar actualizada al día de la emisión del nuevo documento.

  • Si durante la oferta hiciste algún cambio en los importes o en otro elemento de la factura, es momento de añadirlo.

Factura proforma o presupuesto

Aunque la factura proforma también se emplee como oferta comercial, no hay que confundirla con el presupuesto. 

El presupuesto se utiliza para hacer una propuesta comercial a un potencial cliente, mientras que la factura proforma se emplea con un cliente con el que la relación comercial ya está afianzada. 

En la factura proforma, la operación o bien ya se ha llevado a término (por ejemplo, en una venta de mercancías) o bien está a punto de realizarse. Con el presupuesto, la probabilidad de que la operación se efectúe es más remota. 

Validez de la factura proforma

Aunque a nivel comercial se emplee con frecuencia, la validez de una factura proforma está limitada.

A nivel fiscal y contable, no tiene ninguna validez. De ahí que, por ejemplo, no se numere ni pueda sustituir el valor de una factura. En otras palabras, para la Agencia Tributaria la factura proforma es un documento sin ningún valor. 

Para el comercio internacional, sin embargo, sí que adquiere una validez legal frente a la aduana. 

¿La factura proforma lleva IVA?

Al no tener ninguna validez fiscal, no es obligatorio señalar el IVA de las operaciones. Sin embargo, se recomienda incluir el IVA para mostrar el valor real de la operación. 

Ahora bien, hay que tener siempre presente que aunque se indique correctamente el IVA y la factura proforma cumpla con todos los requisitos legales de una factura, en ningún momento se puede usar como documento para justificar el pago de las operaciones.

Más información en: ¿Lleva IVA la factura proforma?