Cómo hacer una factura

Una factura es un documento mercantil que sirve para justificar la compraventa de un bien o servicio.

Muchos autónomos y empresas tienen que emitir facturas por su actividad. No obstante, no todos están obligados a hacerlo, tal y como veremos más adelante.

Una factura, además, no se puede hacer de cualquier manera. Hay que tener en cuenta los requisitos que dicta el Reglamento de facturación de España.

Quién está obligado a hacer facturas

Generalmente, todo autónomo o empresa que presta un servicio o vende un producto a otro autónomo o empresa está obligado a emitir una factura.

Crear una factura

También cuando el cliente es la Administración pública, aunque en estos casos lo que se debe emitir es una factura electrónica.

Hay otras circunstancias, más específicas, sobre las que no vamos a entrar ahora. Pero ten cuenta, también, que si tu cliente es un particular, este puede solicitarte una factura para fines tributarios, aunque de entrada no estés obligado a hacerlo.

Requisitos para hacer una factura

Una factura, para que tenga validez fiscal y contable, debe contar con unos contenidos. Para visualizarlos mejor, pondremos el ejemplo de una factura generada con SumUp Facturas:

Ejemplo de una factura hecha con SumUp Facturas

En esta factura figuran los contenidos mínimos exigibles para que la factura sea legal:

  • Nombre del documento: Factura.

  • Número de factura (la serie numérica debe ser correlativa).

  • Fecha de emisión.

  • Fecha de vencimiento (esto último, si bien opcional, es aconsejable).

  • Datos del emisor: nombre o razón social, dirección y NIF o CIF.

  • Datos del destinatario (el cliente): nombre o razón social, dirección y NIF o CIF.

  • Descripción del producto o servicio.

  • Cantidad.

  • Precio por unidad.

  • Tipo de IVA.

  • Importe antes de IVA (subtotal sin IVA o base imponible).

  • Importe final.

  • Términos. Aquí suele ir una referencia al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y a la Ley Orgánica de Protección de Datos.

En determinados casos, se debe añadir más información:

  • Exención de IVA. Si el servicio o producto están exentos de IVA, se debe indicar y hacer una referencia al artículo 20 de la Ley de IVA y, más concretamente, a qué apartado de ese artículo (por ejemplo: “Exención de IVA - Art. 20. Uno. 2º c - Ley 37/1992” para servicios veterinarios).

  • Determinados regímenes especiales deben indicarse. Por ejemplo, el régimen especial de agencias de viajes o régimen especial de bienes usados.

En la factura que te hemos mostrado, hay información adicional como la forma de pago o el logotipo de la empresa.

No son obligatorios, pero quedan bien y dan un toque más profesional.

Hacer facturas profesionales

Hacer facturas online

Una vez explicado lo que tienes que tener en cuenta para hacer una factura, te mostraremos un atajo: usar un programa de facturación online. Y si además puedes hacer facturas gratis, como con SumUp Facturas, pues mejor.

Antes te hemos dado una pista - SumUp Facturas - pero no te hemos dado muchos detalles. ¿Qué ventajas tiene hacer facturas online?

  • Cuentas con modelos de factura preestablecidos que cumplen los requisitos legales.

  • No tienes que calcular nada: el programa lo hace automáticamente al ir introduciendo los importes y el tipo de IVA.

  • Puedes guardar previamente los datos de clientes y productos (incluido los precios), por lo que no tienes que ir tecleándolos de nuevo al hacer una factura.

Y si, además, el programa tiene opción de pago online, el cobro de la factura es más rápido, por lo que matas dos pájaros de un tiro.

Hacer facturas gratis con SumUp Facturas