La factura proforma

La factura proforma es un documento de carácter comercial que se utiliza con mucha frecuencia. 

No hay que confundirla con una factura, aunque tengan mucho parecido. En las siguientes líneas te ofrecemos toda la información al respecto. 

¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma se puede entender como un borrador de factura que se emplea generalmente para distintos fines comerciales. 

Entre tales fines, podemos destacar: 

  • Una oferta comercial a un cliente donde se detallan los términos y condiciones de la operación. 

  • Para acreditar una operación que todavía no se ha llevado a término (por ejemplo, la venta de una mercancía que todavía no se ha entregado).  

  • Para justificar el envío de muestras a un potencial comprador. 

La factura proforma también se emplea con frecuencia en el comercio internacional para acordar una operación comercial entre vendedor y comprador o para declarar el valor de las mercancías en la aduana. 

Cómo hacer una factura proforma

Al ser un borrador de factura, para hacer una factura proforma se puede tomar como referencia una factura ordinaria. 

La principal diferencia es que tiene que dejar claro que se trata de una factura proforma; para no confundir al comprador, ni tampoco a la Agencia Tributaria, como veremos más adelante. 

Como te mostramos en cómo hacer una factura, en la factura proforma convendría detallar, al menos, los siguientes contenidos: 

  • Fecha.  

  • Datos del vendedor (nombre o razón social, dirección, NIF o CIF).

  • Datos del comprador (nombre o razón social, dirección y NIF o CIF).

  • Descripción de las mercancías o del servicio. 

  • Número de unidades (cantidad) y precio por unidad.  

  • Tipo de IVA.

  • Importe a pagar. 

Aunque la factura proforma no tiene validez fiscal se recomienda señalar igualmente el IVA a pagar. 

Respecto al número, no hay obligación de numerarla. Y si se numera, se ha de tener en cuenta que no puede interferir con la serie numérica de las facturas ordinarias. 

Factura proforma o presupuesto

Aunque la factura proforma también se emplee como oferta comercial, no hay que confundirla con el presupuesto. 

El presupuesto se utiliza para hacer una propuesta comercial a un potencial cliente, mientras que la factura proforma se emplea con un cliente con el que la relación comercial ya está afianzada. 

En la factura proforma, la operación o bien ya se ha llevado a término (por ejemplo, en una venta de mercancías) o bien está a punto de realizarse. Con el presupuesto, la probabilidad de que la operación se efectúe es más remota. 

Validez de la factura proforma

Aunque a nivel comercial se emplee con frecuencia, la validez de una factura proforma está limitada.

A nivel fiscal y contable, no tiene ninguna validez. De ahí que, por ejemplo, no se numere ni pueda sustituir el valor de una factura. En otras palabras, para la Agencia Tributaria la factura proforma es un documento sin ningún valor. 

Para el comercio internacional, sin embargo, sí que adquiere una validez legal frente a la aduana. 

¿La factura proforma lleva IVA?

Al no tener ninguna validez fiscal, no es obligatorio señalar el IVA de las operaciones. Sin embargo, se recomienda incluir el IVA para mostrar el valor real de la operación. 

Ahora bien, hay que tener siempre presente que aunque se indique correctamente el IVA y la factura proforma cumpla con todos los requisitos legales de una factura, en ningún momento se puede usar como documento para justificar el pago de las operaciones.